Kiküldetési dokumentumok automatizálása
Belföldi kiküldetéseknél a Word-dokumentumot korábban minden munkatársra egyesével, kézzel kellett kitölteni. Ma egy űrlapon kiválasztják a munkatársat, és a teljes dokumentum magától elkészül, jóváhagyásra megy és a helyére kerül.
Ugyanaz az adat, újra és újra begépelve
Minden belföldi kiküldetéshez tartozik egy hivatalos Word-dokumentum. Ezt korábban kézzel töltötték ki: minden érintett munkatársra külön, egyesével, és a munkatársak adatait minden alkalommal újra be kellett írni.
Ez lassú, és minden kézi begépelés újabb lehetőség az elírásra. A kész dokumentum további útja (mentés, továbbküldés jóváhagyásra) szintén kézi lépés volt.
A folyamat, ahogy volt, és ahogy most működik
- Word-sablon megnyitásaminden munkatársra külön
- Adatok kézi begépeléseminden alkalommal újra
- Mentés és továbbítás kézzel
- Űrlap (Microsoft Forms)a munkatárs kiválasztása legördülő listából
- Munkatárs-adatok betöltéseelőre feltöltött törzsadatból, gépelés nélkül
- Word-sablon kitöltéseautomatikusan, a hivatalos formátumban
- PDF és mentés SharePointba
- Jóváhagyás kérésee-mail a jóváhagyónak, csatolt dokumentummal, és Teams-értesítés
A folyamat belső céges rendszerben fut, ezért képernyőkép helyett a saját folyamatábrám szerepel itt. Belső adatot, nevet vagy dokumentumot nem teszek közzé.
Miért így építettem fel
- A munkatársak adatai egyszer, egy helyenA kiválasztható munkatársak és az adataik előre fel vannak töltve. Az adatot egyszer kell karbantartani, nem minden kiküldetésnél újra begépelni, így az elírás lehetősége is csökken.
- A hivatalos dokumentum formája nem változikA meglévő Word-sablon maradt, csak a kitöltése automatikus. A jóváhagyóknak és a további feldolgozásnak nem kellett semmin változtatnia.
- Új szoftver helyett a meglévő eszközökMinden elem a cégnél már használt Microsoft 365 eszközökre épül (Forms, Word, SharePoint, Power Automate, Teams), így nem kellett új rendszert bevezetni vagy licencet venni.
- Kerülőút a PDF-átalakításhozA Word-PDF átalakítás közvetlenül nem volt megbízható, ezért a folyamat egy ideiglenes OneDrive-fájlon keresztül alakít át: a PDF a SharePointba kerül, az ideiglenes fájl törlődik.